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策划:会议成功的关键


  无论是什麽行业的企业或单位举办会议,不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富,单纯站在举办方的立场与角度上看问题,都会面临各种问题:
  1:需要做些什麽?
  会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。
  2:谁来筹划会议?
  从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是专职从事这项工作,有的是兼任此职,此外还有其他职责。无论是专职还是兼职,最终结果,是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

  会议筹划者的职责:作为会议筹划者,要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。
  # 善于与人共事
  # 善于注意小节
  # 善于解决问题
  # 善于与人协商
  # 能够管理会议财务事宜
  # 熟悉酒店运作
  # 能够安排恰倒好处的菜单
  # 能够熟练操作电脑
  # 能够熟练地与视听服务公司打交道
  # 能妥善接待贵宾和外国客人
  # 熟知各种礼仪
  # 行事果断、执着
  会议筹划者的任务:
  # 制定计划,确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标

  # 制定会议议程
  # 了解可供使用的场所和设施情况
  # 选择或提议合适的场所
  # 检查并比较各项设施
  # 安排交通事宜
  # 协调会务工作人员的活动
  # 招收、培训会务人员和广告人员
  # 制定可行预算或按既定预算安排有关工作
  # 确定各项工作的时间安排
  # 视察选定的场所和设施
  # 与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司)
  # 确定印刷公司
  # 安排食品、饮料有关事宜
  # 讨价还价
  # 同会议发言人和各位贵宾进行联系

  3:主要会议类型:
  # 销售会议:一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议,或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。
  # 年会:可以是公司股东大会,也可能是行业协会每年一次的会员大会。
  # 产品发布会:是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。
  # 研讨会:是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。
  # 专业会议:是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。
  # 奖励会议:是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。
  # 培训会议:一般要用至少一天,多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所,  培训内容高度集中,由某个领域的专业培训人员教授,而且通过培训要实现某些目的和目标。
  4:会议筹划步骤:
   目的和目标:确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些:
  # 培训   # 通知   # 教育   # 探讨问题   # 做决策
  # 引入新事物或介绍新人员
  # 激励   # 开发   # 展示   # 促进与改善   # 解决问题
  # 讨论如何赢利   # 赢利
  5:在你筹划一个会议时,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果,如果你们的意见相符,你就可以做下一步的筹划了:
  # 预计召开会议的日期;
  # 会议预计召开几天;
  # 打算在什麽地方召开会议;
  # 会议形式或程序是什麽;
  # 需要多大的场地;
  # 以前开过这样的会议吗?结果如何;
  # 将有多少人到会;
  # 会议预算是多少;
  # 与会者对费用开支很在意吗?
  # 打算选用什麽级别的酒店和设施;
  # 打算选用最高级的房间标准是什麽;
  # 谁来制作会议邀请函;
  # 会议需要向与会者打印相关资料吗?
  # 会议的发言人有哪些?
  # 会议需要什麽样的视听设备;
  # 需要食品、饮料的酒会、招待会有几次;
  # 与会者可以携带家属吗?
  # 打算为与会者安排一些特别活动吗?打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗?是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗?
  # 有谁来承担这些活动的费用。

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